1. Az adatkezelő és elérhetőségei
A személyes adatok kezelője a Gracebrookmedia Kft., székhelye: 1065 Budapest, Nagymező utca 44., Magyarország. Kapcsolattartási e-mail-cím: info@gracebrookmedia.com, telefonszám: +36 1 445 7286. Az adatkezelő a kreatív, vállalati és oktatási workshopok, mesterkurzusok, zártkörű csoportos programok, valamint a kapcsolódó szervezési szolgáltatások nyújtása során határozza meg a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit.
Az adatkezelő jelenleg nem jelölt ki adatvédelmi tisztviselőt, mert a tevékenység jellege és mértéke alapján ez nem kötelező. Adatvédelmi kérdéssel, érintetti kérelemmel vagy panasszal a fenti e-mail-címen lehet kapcsolatba lépni.
2. A tájékoztató célja és jogszabályi háttér
Jelen tájékoztató ismerteti, hogy milyen személyes adatokat gyűjtünk, milyen célból, milyen jogalapon és mennyi ideig kezeljük azokat, kikkel oszthatjuk meg, valamint milyen jogok illetik meg az érintetteket. Az adatkezelés különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR), a magyar információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, továbbá az alkalmazandó fogyasztóvédelmi, számviteli és elektronikus kereskedelmi szabályok szerint történik.
A tájékoztató a webhely látogatóira, érdeklődőkre, workshopokra jelentkezőkre, résztvevőkre, vállalati ügyfelek kapcsolattartóira, oktatókra, beszállítókra és minden olyan személyre vonatkozik, akinek az adatait a szolgáltatásainkkal összefüggésben kezeljük.
3. Az adatkezelés alapelvei
A személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átlátható módon kezeljük. Csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtünk adatot, és nem használjuk azokat e célokkal össze nem egyeztethető módon. Törekszünk az adattakarékosságra, az adatok pontosságára, a szükséges megőrzési idő korlátozására, valamint megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel biztosítjuk az adatok integritását és bizalmas jellegét.
4. Kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés
Amikor a webhely űrlapján, e-mailben vagy telefonon kapcsolatba lépsz velünk, kezelhetjük a nevedet, e-mail-címedet, telefonszámodat, az üzenet tartalmát, a megkeresés időpontját, az érintett programot, valamint az általad önként megadott további adatokat. A cél a megkeresés megválaszolása, ajánlat készítése, időpont-egyeztetés és a szükséges előkészítő kommunikáció.
Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, ha a megkeresés szerződés megkötését megelőző lépésekhez kapcsolódik, egyéb esetben a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdekünk az üzleti kommunikáció kezelése. A megkereséseket általában az ügy lezárását követő 12 hónapig őrizzük meg, kivéve, ha szerződés jön létre vagy jogi igény miatt hosszabb megőrzés szükséges.
5. Jelentkezés, foglalás és szerződés teljesítése
Workshopra vagy mesterkurzusra történő jelentkezéskor kezelhetjük a résztvevő nevét, kapcsolattartási adatait, számlázási adatait, a választott programot és időpontot, a részvételi díjjal kapcsolatos információkat, a különleges szervezési kéréseket, valamint a szerződés teljesítéséhez szükséges kommunikációt. Vállalati programnál kezelhetjük a megrendelő szervezet kapcsolattartójának nevét, beosztását, munkahelyi elérhetőségét és a résztvevői létszámot.
A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja. A számviteli bizonylatokon szereplő adatokat a magyar számviteli szabályok szerinti időtartamig, általában nyolc évig őrizzük. A szerződéses dokumentációt és lényeges levelezést a polgári jogi elévülési időhöz igazodóan, rendszerint öt évig tarthatjuk meg.
6. Különleges igények és érzékeny adatok
Akadálymentesítési, étkezési vagy egészségügyi jellegű különleges igény csak akkor közölhető, ha az feltétlenül szükséges a biztonságos és megfelelő részvétel megszervezéséhez. Ilyen információ egészségügyi adatnak minősülhet. Ezeket kizárólag az érintett kifejezett hozzájárulása alapján, a megjelölt célra és korlátozott hozzáféréssel kezeljük. A hozzájárulás bármikor visszavonható, azonban ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
Kérjük, ne adj meg olyan különleges adatot, amely nem szükséges a szolgáltatáshoz. A szükséglet megszűnése után az ilyen információt töröljük vagy anonimizáljuk, kivéve, ha jogi kötelezettség indokolja a további megőrzést.
7. Fénykép-, videó- és rendezvénydokumentáció
Egyes eseményeken fénykép vagy videó készülhet. Az egyedi, felismerhető portrék marketingcélú felhasználása főszabály szerint előzetes, önkéntes és visszavonható hozzájáruláson alapul. Tömegfelvétel vagy nyilvános szereplés esetén a vonatkozó polgári jogi szabályokat alkalmazzuk, és minden esetben előzetesen tájékoztatást adunk a felvételkészítésről. A hozzájárulás megtagadása nem járhat indokolatlan hátránnyal.
8. Hírlevelek és közvetlen üzletszerzés
Hírlevelet vagy promóciós üzenetet kizárólag akkor küldünk, ha ehhez előzetesen hozzájárultál, vagy ha az alkalmazandó jog kivételesen más megfelelő jogalapot biztosít. A kezelt adatok jellemzően a név, e-mail-cím, feliratkozási időpont, hozzájárulási napló és az üzenetekkel kapcsolatos technikai kézbesítési adatok. A leiratkozás minden üzenetben elérhető, továbbá kérhető az info@gracebrookmedia.com címen. A leiratkozást követően az e-mail-címet szükség esetén tiltólistán korlátozottan megőrizhetjük annak biztosítására, hogy több üzenetet ne küldjünk.
9. Webhelyhasználati és technikai adatok
A webhely kiszolgálása során a tárhelyszolgáltató technikai naplóadatokat kezelhet, például IP-címet, böngészőtípust, operációs rendszert, kért URL-t, dátumot, időpontot, válaszkódot és hibainformációt. A cél a webhely biztonságos működtetése, hibakeresés, visszaélések megelőzése és az informatikai rendszer védelme. A jogalap jogos érdek. A naplókat a biztonsági célhoz szükséges, arányos időtartamig, rendszerint legfeljebb 30–90 napig őrizzük, kivéve biztonsági incidens vizsgálatát.
A webhely alapértelmezés szerint nem alkalmaz szükségtelen harmadik féltől származó nyomkövető technológiát. A sütik részleteit a külön Sütikezelési tájékoztató tartalmazza.
10. Fizetések, számlázás és pénzügyi adatok
Ha fizetési szolgáltató kerül alkalmazásra, a bankkártya teljes adatait rendszerint közvetlenül a fizetési szolgáltató kezeli; azok nem jutnak el hozzánk. Mi a tranzakció azonosítóját, státuszát, összegét, pénznemét, számlázási adatokat és visszatérítési információkat kezelhetjük. A jogalap a szerződés teljesítése és a jogi kötelezettségek teljesítése. Az adott fizetési szolgáltató saját adatkezelési tájékoztatója külön alkalmazandó.
11. Címzettek és adatfeldolgozók
A személyes adatokhoz csak azok a munkatársak és közreműködők férnek hozzá, akiknek ez a feladatuk teljesítéséhez szükséges. Adatfeldolgozó lehet különösen a tárhely- és informatikai szolgáltató, e-mail- és kommunikációs szolgáltató, számlázási vagy könyvelési szolgáltató, fizetési szolgáltató, rendezvényhelyszín, oktató vagy logisztikai partner. Minden adatfeldolgozót megfelelő szerződés, titoktartási és biztonsági kötelezettség köt.
Hatóság, bíróság vagy más jogosult szerv részére személyes adatot csak jogszabályi kötelezettség, kötelező határozat vagy jogi igény érvényesítése esetén adunk át.
12. Nemzetközi adattovábbítás
Elsődlegesen az Európai Gazdasági Térségen belüli szolgáltatókat részesítjük előnyben. Ha személyes adat az EGT-n kívüli országba kerül, csak a GDPR V. fejezetének megfelelő garanciák mellett továbbítjuk, például európai bizottsági megfelelőségi határozat, általános szerződési feltételek, kiegészítő technikai intézkedések vagy más jogszerű mechanizmus alapján. Kérésre tájékoztatást adunk az alkalmazott garanciák lényegéről.
13. Adatbiztonság és incidenskezelés
Az adatkezelés kockázatához igazodó szervezési és technikai intézkedéseket alkalmazunk. Ide tartozhat a hozzáférések szerepkör alapú korlátozása, erős hitelesítés, rendszeres frissítés, biztonsági mentés, titkosított adatátvitel, naplózás, jogosultság-felülvizsgálat, munkatársi oktatás és incidenskezelési eljárás. Egyetlen internetes rendszer sem garantálható teljesen kockázatmentesnek, de törekszünk a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, elvesztés vagy nyilvánosságra kerülés megelőzésére.
Adatvédelmi incidens esetén megvizsgáljuk a kockázatot, dokumentáljuk az eseményt, és ha szükséges, 72 órán belül értesítjük a felügyeleti hatóságot, illetve magas kockázat esetén az érintetteket is.
14. Az érintettek jogai
Az alkalmazandó feltételek mellett jogod van visszajelzést és hozzáférést kérni a kezelt adataidhoz; kérni a pontatlan adatok helyesbítését; kérni az adatok törlését; kérni az adatkezelés korlátozását; tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen; hozzájárulásodat bármikor visszavonni; valamint a szerződésen vagy hozzájáruláson alapuló, automatizált módon kezelt adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapni és adott esetben más adatkezelőhöz továbbítani.
A kérelmet az info@gracebrookmedia.com címre lehet küldeni. A személyazonosság védelme érdekében szükség esetén további azonosítást kérhetünk. A kérelmekre indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül válaszolunk. Összetett vagy nagyszámú kérelem esetén a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amelyről tájékoztatást adunk. A kérelmek teljesítése rendszerint díjmentes; nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzó kérelem esetén a GDPR szerinti észszerű díj számítható fel vagy a kérelem elutasítható.
15. Tiltakozás közvetlen üzletszerzés ellen
Közvetlen üzletszerzési célú adatkezelés ellen bármikor, indokolás nélkül tiltakozhatsz. A tiltakozást követően az adatokat e célból nem kezeljük tovább. A jogos érdeken alapuló egyéb adatkezeléssel szembeni tiltakozás esetén megvizsgáljuk az egyedi körülményeket, és csak akkor folytatjuk az adatkezelést, ha azt kényszerítő erejű jogos ok vagy jogi igény indokolja.
16. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás
Nem végzünk olyan kizárólag automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy hasonlóan jelentős mértékben érintené. Ha ez a gyakorlat a jövőben változik, előzetesen megfelelő tájékoztatást adunk a logikáról, jelentőségről, várható következményekről és az emberi felülvizsgálathoz való jogról.
17. Gyermekek adatai
A szolgáltatások egy része fiatalkorúak számára is szervezhető, de ilyen esetben a jelentkezést és az adatkezelést a törvényes képviselővel egyeztetjük. Gyermektől tudatosan nem kérünk a programhoz nem szükséges adatot. Kiskorúakról készült felismerhető felvételt kizárólag megfelelő szülői vagy törvényes képviselői hozzájárulás mellett használunk fel.
18. Panasz és jogorvoslat
Elsődlegesen kérjük, hogy adatvédelmi panaszoddal fordulj hozzánk, hogy azt érdemben kivizsgálhassuk. Jogod van panaszt tenni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH), illetve az érintett szokásos tartózkodási helye, munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti felügyeleti hatóságnál. Bírósági jogorvoslat is igénybe vehető a GDPR és a nemzeti jog szerint.
19. A tájékoztató módosítása
A tájékoztatót jogszabályváltozás, szolgáltatásfejlesztés, adatkezelési gyakorlat vagy technológia változása esetén frissíthetjük. A hatályos változat mindig ezen az oldalon érhető el, feltüntetett frissítési dátummal. Lényeges, az érintettek jogait érdemben befolyásoló változásról megfelelő módon külön értesítést adunk.
Kapcsolat: Gracebrookmedia Kft., 1065 Budapest, Nagymező utca 44., Magyarország, info@gracebrookmedia.com.